Werkgevers kunnen via de werkkostenregeling (WKR) belastingvrij zaken aan hun personeel vergoeden en verstrekken. In principe betaal je over alles wat je aan je werknemers vergoedt of verstrekt loonbelasting, maar er zijn vergoedingen waarbij je er als werkgever voor kunt kiezen om deze onder de WKR te laten vallen. In dat geval hoef je geen belasting te betalen over de betreffende vergoedingen.
Binnen de WKR worden de vergoedingen in vier categorieën verdeeld, waarbij we de vrije ruimte in dit artikel uitgebreider zullen bespreken.
- Intermediaire kosten
Onder intermediaire kosten vallen kosten die een werknemer heeft voorgeschoten voor de werkgever en vervolgens bij de werkgever declareert. Hierbij kan gedacht worden aan een relatiegeschenk voor een klant of een zakelijke lunch. De werkgever kan deze kosten onbelast vergoeden aan de werknemer. Uitzondering hierop zijn kosten die een werknemer maakt voor iets wat vervolgens aan hem ter beschikking wordt gesteld.
- Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen die wel als loon worden gezien, maar toch onbelast vergoed kunnen worden waarbij dit niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Hierbij kan gedacht worden aan:
- Kosten woon-werkverkeer (maximaal € 0,21 in 2023 en € 0,23 in 2024)
- Cursussen, seminars en opleidingen
- Zakelijke overnachtingen
- Treinkaartjes
- Maaltijden bij overwerk en koopavonden
- Nihilwaarderingen
Kosten die de werkgever maakt voor voorzieningen op de werkplek vallen onder nihilwaarderingen. Hierbij gaat het alleen om vergoedingen in natura, zoals:
- De inrichting van de werkplek
- Arbovoorzieningen
- Een laptop, tablet of smartphone indien noodzakelijk voor het werk
- Bedrijfskleding
- Vrije ruimte
In 2023 kon je de volgende bedragen belastingvrij besteden aan vergoedingen aan je werknemers:
Bovenstaand bedrag is de vrije ruimte en hierover betaal je als werkgever geen belasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je wel belasting en wel in de vorm van een eindheffing van 80%.
We lichten het toe met een voorbeeld.
Stel de totale fiscale loonsom in 2023 is € 750.000,-. De vrije ruimte is dan € 16.130,- (3% van € 400.000,- + 1,18% van € 350.000,-). Over dit bedrag hoeft geen belasting te worden betaald. Stel dat je als werkgever in 2023 € 20.000,- ten laste van de vrije hebt gebracht, dan zal er over € 3.870,- een eindheffing van 80%, zijnde € 3.096,-, moeten worden betaald.
Eindheffing aangeven
De eindheffing mag je gedurende het jaar al aangeven bij je aangifte loonheffing. Indien je dat hebt gedaan, zal je nu moeten controleren of de opgegeven bedragen kloppen. Indien dat niet het geval is kun je dat verrekenen in uiterlijk de loonaangifte over februari 2024.
Heb je nog geen aangifte gedaan, dan moet je dit uiterlijk in de loonaangifte over februari 2024 doen. Deze aangifte moet uiterlijk 31 maart 2024 worden ingediend en betaald.
Als je niet boven de vrije ruimte uit kwam dan hoef je geen eindheffing in je aangifte loonheffing aan te geven.
Kortom, kijk goed welke uitgaven onder de vrije ruimte vallen en of er een eindheffing betaald moet worden.
Heb je nog vragen naar aanleiding van dit artikel, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!
