Privacyverklaring

PRIVACY VOORWAARDEN AaaBee Accountants B.V.
Inclusief Verwerkersovereenkomst
Versie oktober 2020

1. Algemeen

In deze Privacy voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Algemene voorwaarden: de Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Opdrachtnemer, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en van welke Algemene voorwaarden deze Privacy voorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
2. Opdrachtnemer: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid AaaBee Accountants B.V., gevestigd te Groningen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 02084835, en alle aan haar gelieerde entiteiten, ondernemingen en/of vennootschappen, en alle vormen van dienstverlening vanuit deze ondernemingen zoals ook nader gespecificeerd onder de Werkzaamheden, dit in de meest brede zin des woords, hierna eveneens te noemen de Opdrachtnemer of AaaBee Accountants.
3. Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1 en zoals nader gedefinieerd onder Persoonsgegevens.
4. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
5. Verwerker: de Opdrachtnemer of Opdrachtgever als hiervoor gedefinieerd, echter uitsluitend indien en voorzover zij als Verwerker ingevolge de AVG dient te worden aangemerkt en niet als Verwerkingsverantwoordelijke ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
6. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden (zoals hierna gedefinieerd) door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever en zoals ook nader gespecificeerd in een overeenkomst van opdracht respectievelijk opdrachtbevestiging tussen AaaBee Accountants en Opdrachtgever.
7. Verwerkingsverantwoordelijke: de Opdrachtgever of de Opdrachtnemer – afhankelijk van de aard van de  verstrekte opdracht ingevolge de Overeenkomst en de te verrichten Werkzaamheden – die als natuurlijk persoon of rechtspersoon, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
8. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht door Opdrachtgever is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht ten behoeve van de Opdrachtgever. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de (advies)dienstverlening door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever op het gebied van accountancy,  financiële administratie en boekhouding, fiscale dienstverlening (belastingaangiften en advisering), salarisadministratie en bedrijfsadvisering, zulks in de meest brede zin des woords, zoals ook gespecificeerd op Annex 1.
9. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
10. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”) die in het kader van de Overeenkomst worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
11. Medewerkers: personen die werkzaam zijn bij de Opdrachtnemer, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
12. Sub-verwerker: een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
13. Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
14. Derden: anderen dan de Opdrachtnemer, Opdrachtgever en/of de Medewerkers.
15. Betrokkene(n): degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

2. Toepasselijkheid Privacy voorwaarden en Verwerkersovereenkomst

1. Deze Privacy voorwaarden zijn van toepassing op iedere Verwerking van Gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer wordt gedaan voor Opdrachtgever.
2. Deze Privacy voorwaarden omvatten tevens een Verwerkersovereenkomst indien en voorzover Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst en de te verrichten Werkzaamheden als Verwerker dient te worden aangemerkt, dit conform artikel 28 lid 3 van de AVG.
3. Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens. De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens door de Verwerker.
4. Dit zijn Privacy voorwaarden in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
5. Deze Privacy voorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Opdrachtnemer, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
6. Deze Privacy voorwaarden treden in werking op de datum waarop de Overeenkomst van kracht wordt en eindigt op het moment dat de Opdrachtnemer geen Persoonsgegevens meer onder zich heeft die zij in het kader van de Onderliggende Opdracht voor de Opdrachtgever verwerkt.

3. Reikwijdte Privacy voorwaarden

1. Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Opdrachtgever aan Opdrachtnemer de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy voorwaarden.
2. Indien de Overeenkomst betrekking heeft op het door de Opdrachtnemer uitvoeren van Werkzaamheden met betrekking tot samenstel-, beoordelings- en/of controlewerkzaamheden, en/of overige Assurance opdrachten en/of overige opdrachten, zal Opdrachtnemer in beginsel als Verwerkingsverantwoordelijke optreden, een en ander conform ook de hierbij geldende richtsnoeren en/of regelgeving van de beroepsorganisatie voor accountants (hierna te noemen ‘de NBA’), behoudens voor zover ingevolge de AVG of de door de NBA aangegeven richtsnoeren of nadere regelgeving voortvloeit dat Opdrachtnemer als Verwerker heeft te gelden. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn indien de Opdrachtnemer een opdracht verricht conform de Standaard 4400 (rapport van feitelijke bevindingen) als de dienst gericht is op de verwerking van persoonsgegevens.
3. Voor het opstellen en controleren van fiscale aangiften, belastingaanslagen en het verrichten van (fiscale) advieswerkzaamheden verricht de Opdrachtnemer deze Werkzaamheden als Verwerkings-verantwoordelijke. De Opdrachtnemer bepaalt hierbij het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens.
4. Indien de Overeenkomst en de uit te voeren Werkzaamheden door Opdrachtnemer (tevens) betrekking hebben op een salarisverwerkingsopdracht geldt daarbij – conform de geldende richtsnoeren van de NBA – dat indien Opdrachtnemer een uitgebreidere vorm van salarisverwerking verricht (en niet alleen een ‘kale’ loonverwerking waarbij de IT-infrastructuur/loonpakket aan de Opdrachtgever ter beschikking is gesteld), zoals bijvoorbeeld controlerende en adviserende loonadministratieve werkzaamheden, de Opdrachtnemer als Verwerkingsverantwoordelijke optreedt en doel en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.
5. Indien de Overeenkomst en de uit te voeren Werkzaamheden door Opdrachtnemer (tevens) betrekking heeft op een administratie dienstverlening geldt daarbij – conform de geldende richtsnoeren van de NBA – dat indien Opdrachtnemer namens de Opdrachtgever de administratie voert (in een eigen of door de klant aangeschaft boekhoudpakket), waarbij de Opdrachtnemer tevens adviseert of de financiële administratie van de Opdrachtgever op de juiste wijze wordt gevoerd en of de klant voldoet aan de wettelijke vereisten terzake, de Opdrachtnemer als Verwerkingsverantwoordelijke optreedt en doel en middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.
6. De Opdrachtnemer treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke indien de Opdrachtgever zelf een boekhoudpakket heeft aangeschaft en de Opdrachtnemer (uitsluitend) meekijkt met de door de Opdrachtgever zelf gevoerde administratie waarbij de Opdrachtnemer tevens adviseert of de financiële administratie van de Opdrachtgever op de juiste wijze wordt gevoerd en of de klant voldoet aan de wettelijke vereisten terzake.
7. Daar waar de Opdrachtnemer enkel een boekhoudpakket aan zijn klant (Opdrachtgever) ter beschikking stelt, kwalificeert de Opdrachtnemer als Verwerker. Op de klant (Opdrachtgever) rust de plicht tot het voeren van een deugdelijke administratie en het is de klant (Opdrachtgever) die het doel en de middelen voor de verwerking van de gegevens bepaalt. De Opdrachtnemer verwerkt de gegevens overeenkomstig de instructies van de klant (Opdrachtgever) en onder diens verantwoordelijkheid.
8. Opdrachtnemer verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze Privacy voorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Opdrachtnemer bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
9. De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij de Verwerker te rusten.
10. De Verwerkingsverantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan de Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
11. Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.
12. De Verwerking van de Gegevens zal de Verwerker niet langer of uitgebreider doen dan noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst. De Verwerking vindt plaats volgens schriftelijke instructies van de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtnemer op grond van de wet- of regelgeving verplicht is om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie naar de mening van de Opdrachtnemer een inbreuk maakt op de AVG stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.

4. Verplichtingen Verwerkingsverantwoordelijke

1. Verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.
2. De Verwerking vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en neemt geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan derden. De Verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat deze het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de Persoonsgegevens berust nooit bij de Verwerker. Als de Opdrachtnemer een zelfstandige verplichting mocht hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor accountants geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot Verwerking van Persoonsgegevens, dan leeft de Opdrachtnemer deze verplichtingen na. Een overzicht van deze beroeps- en gedragsregels is te vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).
3. De Verwerkingsverantwoordelijke is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de Verwerkingsverantwoordelijke vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. De Verwerker zorgt ervoor dat zij voldoen aan de op de Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die zijn gemaakt in de Overeenkomst.
4. Als Opdrachtnemer (rechtstreeks) verzoeken ontvangt van Betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens), dan kan het voorkomen dat Opdrachtnemer deze verzoeken aan Opdrachtgever doorstuurt voor verdere afhandeling. Vanwege de aard van de onderliggende Overeenkomst, en de daarbij op Opdrachtnemer mogelijkerwijs rustende contextuele verwerkingsverantwoordelijkheid voor de verwerking, is het niet altijd passend als Opdrachtnemer (rechtstreeks) aan haar gerichte verzoeken van Betrokkene(n) om uitoefening van hun rechten zelf af zouden handelen. In dergelijke gevallen zendt Opdrachtnemer deze verzoeken door naar Opdrachtgever.

Opdrachtgever handelt deze verzoeken zelf af, waarbij Opdrachtnemer de Opdrachtgever behulpzaam kan zijn als Opdrachtnemer in het kader van de onderliggende Overeenkomst toegang heeft tot deze Persoonsgegevens.

5. Geheimhouding

1. Opdrachtnemer en de personen die in dienst zijn van Opdrachtnemer danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Opdrachtgever, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
2. Opdrachtnemer en de personen die in dienst zijn van Opdrachtnemer danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak al dan niet voortvloeiende uit de overeenkomst de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
3. De Opdrachtnemer zorgt ervoor dat alleen haar Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 6 en artikel 10 (Sub-verwerkers). Opdrachtnemer beperkt de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. De Opdrachtnemer zorgt er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
4. Accountants die als Medewerker werkzaam zijn bij of ten behoeve van Opdrachtnemer nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde Persoonsgegevens geheimhouding in acht zoals deze voor accountants geldt op basis de beroeps- en gedragsregels. Een overzicht van deze beroeps- en gedragsregels zijn te vinden op de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (www.nba.nl).

6. Geen verdere verstrekking

1. Als Opdrachtnemer een verzoek krijgt om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan zal Opdrachtnemer dit alleen doen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordeelt de Opdrachtnemer eerst of zij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen.
2. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de Opdrachtnemer de Opdrachtgever op de hoogte van het verzoek als genoemd in lid 1. Opdrachtnemer zal proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de Opdrachtgever mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen. Als de Opdrachtnemer de Opdrachtgever op de hoogte mag stellen dan zal ook overleg plaatsvinden over de wijze waarop en welke gegevens ter beschikking zullen worden gesteld.

7. Beveiligingsmaatregelen

1. Opdrachtnemer zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. De beveiligingsmaatregelen die thans door Opdrachtnemer zijn genomen, zijn in Annex 2 genoemd.
3. De Opdrachtgever heeft zich goed geïnformeerd over de door Opdrachtnemer genomen beveiligingsmaatregelen en is van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de Verwerking door de Verwerker. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever informeren als één van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
4. Opdrachtnemer zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
5. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is door Opdrachtnemer rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. De Opdrachtnemer biedt passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. 

8. Toezicht op naleving

1. Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever in staat om na een daartoe strekkend verzoek eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Opdrachtnemer te controleren van de Privacy voorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zoals genoemd in artikel 7.
2. Als de Opdrachtgever de wijze waarop de Opdrachtnemer de beveiligingsmaatregelen naleeft wil laten inspecteren, dan kan hiertoe een verzoek aan de Opdrachtnemer worden gedaan conform artikel 8.1, waarover vervolgens nadere afspraken gemaakt kunnen worden. De kosten van een inspectie of uit te voeren audit – ook bij eventuele Sub-verwerkers – zijn voor rekening van de Opdrachtgever en een kopie van het inspectierapport zal aan de Opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld. Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.

9. Datalek

1. Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, c.q. de melding hierover van een Sub-bewerker heeft ontvangen, stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen. Opdrachtnemer streeft ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat dit Datalek is ontdekt, of zo snel mogelijk nadat Opdrachtnemer daarover door haar Sub-verwerkers is geïnformeerd.
2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten. De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.
3. Indien Opdrachtnemer in het kader van de Opdracht als Verwerkingsverantwoordelijke optreedt zal zij in het geval van een Datalek, indien nodig, zelfstandig melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Vanwege de aard van de onderliggende opdracht, en de daarbij op haar rustende contextuele verwerkingsverantwoordelijkheid voor de verwerking, is het niet altijd logisch dat de Opdrachtnemer Betrokkenen – indien nodig – rechtstreeks informeren over een Datalek. In voorkomende gevallen zal de Opdrachtnemer met de Opdrachtgever gezamenlijk bepalen welke partij, bezien vanuit het perspectief van Betrokkenen, de meest logische is om het Datalek te melden aan Betrokkenen.
4. Het (bij)houden van een register van Datalekken is altijd de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

10. SubVerwerkers

1. De Opdrachtnemer kan andere verwerkers (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de Overeenkomst, bijvoorbeeld als deze Sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover de Verwerker niet beschikt.
2. Als het inschakelen van Sub-Verwerkers tot gevolg heeft dat deze Persoonsgegevens gaan Verwerken dan zal de Opdrachtnemer die Sub-Verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze Privacy voorwaarden opleggen dan wel een subverwerkersovereenkomst aangaan met de subverwerker die dezelfde plichten bevat als deze Privacy voorwaarden. Met ondertekening van de Overeenkomst geeft de Opdrachtgever tevens toestemming voor het inschakelen van de Sub-Verwerkers die bij deze Privacy voorwaarden horen en die in Annex 3 bij deze Privacy voorwaarden zijn vermeld.
3. Voor het inschakelen van overige Sub-Verwerkers zal de Opdrachtnemer eerst om toestemming vragen van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever kan toestemming weigeren maar dit kan in sommige gevallen betekenen dat de Opdrachtnemer de Overeenkomst moet beëindigen. Of een opdracht om deze reden moet worden beëindigd, is ter uitsluitende beoordeling aan de Opdrachtnemer. Opdrachtnemer zal een actueel overzicht van de Sub-verwerkers bijhouden en op verzoek van Opdrachtgever een geactualiseerd overzicht aan haar toesturen.

11. Aansprakelijkheid

1. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in de AVG is bepaald, voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door zijn werkzaamheid en met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze Privacy voorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door Opdrachtnemer onder deze Privacy voorwaarden.
2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de Opdrachtgever (als Verwerkingsverantwoordelijke of anderszins) niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De Opdrachtgever vrijwaart de Opdrachtnemer ook voor aanspraken van derden of Betrokkene(n) op grond van zulke schade en stelt Opdrachtnemer op eerste verzoek volledig schadeloos voor alle schaden en kosten. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden of Betrokkene(n) hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die de Opdrachtnemer in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan de Opdrachtnemer worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de Opdrachtgever. Het voorgaande geldt evenzo voor aanspraken van Betrokkene(n) of derden waarmee Opdrachtgever een samenwerking is aangegaan of waarvan Opdrachtgever de Gegevens verwerkt, als dit het gevolg is van onrechtmatig of nalatig handelen van de Opdrachtgever.
3. De in de Overeenkomst en daarbij behorende algemene voorwaarden van AaaBee Accountants overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Privacy voorwaarden, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Privacy voorwaarden en /of de Overeenkomst nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.

12. Duur en beëindiging

1. Deze Privacy voorwaarden zijn geldig zolang Opdrachtnemer de opdracht heeft van Opdrachtgever om Gegevens te verwerken of Gegevens onder zich heeft op grond van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en/of de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer voortduurt. Zolang door Opdrachtnemer Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Opdrachtgever of Gegevens onder zich heeft op grond van de Overeenkomst zijn deze Privacy voorwaarden op deze relatie van toepassing.
2. Het is niet mogelijk om deze Privacy voorwaarden tussentijds – zolang de Overeenkomst nog voortduurt – op te zeggen. De Opdrachtnemer kan op basis van wet- en regelgeving een lange(re) bewaartermijn hebben.
3. Indien Opdrachtnemer op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Opdrachtnemer zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
4. De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de Onderliggende opdracht zijn voor rekening van de Opdrachtgever. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als de Opdrachtgever daarom vraagt dan geeft de Opdrachtnemer daarover vooraf een kosteninschatting.
5. Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kan Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig.
6. Opdrachtnemer zal uitsluitend een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als zij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving gerechtigd of verplicht zijn.

13. Nietigheid en wijzigingen

1. Indien één of meerdere bepalingen uit deze Privacy voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze Privacy voorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
2. Aanvullingen en wijzigingen op deze Privacy voorwaarden zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd. Opdrachtnemer is bevoegd wijzigingen in deze Privacy voorwaarden aan te brengen. Deze wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van in werking treden. Opdrachtnemer zal de gewijzigde Privacy voorwaarden tijdig aan de opdrachtgever toezenden of ter beschikking stellen. Indien geen tijdstip van in werking treden is medegedeeld, treedt een wijziging jegens de Opdrachtgever in werking zodra hem de wijziging door Opdrachtnemer is medegedeeld.
3. Een wijziging in de verwerkte Persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of andere eisen kan voor Opdrachtnemer aanleiding zijn om dit privacyreglement aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de Overeenkomst, of wanneer Opdrachtnemer niet kan voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Opdrachtnemer reden zijn om de Overeenkomst te beëindigen. 

14. Overige bepalingen

1. Op deze Privacy voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen in verband met de Privacy voorwaarden of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter.
3. Indien en voor zover de Opdrachtnemer als Sub-Verwerker of als Verwerkingsverantwoordelijke dient te worden aangemerkt zullen de bepalingen in dit privacyreglement zoveel mogelijk als wettelijk is toegestaan ook van toepassing zijn op de relatie tussen de Opdrachtnemer als Sub-Verwerker of als Verwerkingsverantwoordelijke en de Opdrachtgever (als Verwerker).
4. De Opdrachtnemer wordt uitsluitend als Verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt indien zij vanwege de Werkzaamheden doel en middelen voor de verwerking bepaalt. De Opdrachtnemer wordt uitsluitend als Verwerker volgens deze Privacy voorwaarden aangemerkt indien zij bij de uitvoering van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer als Verwerker optreedt in de zin van de AVG.
5. Deze Privacy voorwaarden zijn hoger in rang dan andere door Opdrachtnemer met de Opdrachtgever gesloten overeenkomsten. Als de Opdrachtgever algemene voorwaarden gebruikt dan zijn deze niet van toepassing op deze Privacy voorwaarden. De bepalingen uit deze Privacy voorwaarden gaan boven de bepalingen in de algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.

Groningen, november 2020

Annexen:

1. Gegevens en doeleinden
2. Beveiligingsmaatregelen
3. Overzicht Sub-verwerkers

ANNEX 1

GEGEVENS EN DOELEINDEN

AaaBee Accountants zal bij de uitvoering van de Werkzaamheden handelen conform de geldende Privacy voorwaarden. Deze Privacy voorwaarden zijn van toepassing op de aangehechte Annexen. Afhankelijk van de aard van de Werkzaamheden en de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal AaaBee Accountants hierbij als Verwerkingsverantwoordelijke of als Verwerker kunnen optreden. Voor zover AaaBee Accountants als Verwerker optreedt bevatten de Privacy voorwaarden tevens een verwerkersovereenkomst met Opdrachtgever in de zin van artikel 28 lid 3 AVG.

De Opdrachtgever laat AaaBee Accountants  / Opdrachtnemer de volgende Gegevens verwerken in het kader van de Overeenkomst, waaronder maar niet uitsluitend in ieder geval kunnen vallen de werkzaamheden zoals vermeld in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op het gebied van:

• accountancy, financiële administratie en boekhouding
• fiscale dienstverlening (belastingaangiften en advisering)
• salarisadministratie (waaronder begrepen aangiften loonbelasting, pensioenadministratie en advisering),
• bedrijfsadvisering in de meest brede zin des woords, waaronder begrepen advisering inzake bedrijfsopvolging, overnames, ondernemingsstructuur en begeleiding startende ondernemers
• financiële en estate planning
• diverse informatievoorziening zoals het versturen van nieuwsbrieven.

het voorgaande in de meest brede zin des woords:
(1) Naam (initialen, achternaam)
(2) Telefoonnummer
(3) E-mailadres
(4) Geboortedatum en geslacht
(5) Woonplaats, postcode en huisnummer
(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7) Financiële en inkomensgegevens, zowel zakelijk als privé
(8) NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke
(9) Kadastergegevens en Kamer van Koophandel informatie en uittreksels
(10) Overige overeenkomsten, statuten en akten

Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is AaaBee Accountants vanuit de wet mogelijk verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht AaaBee Accountants om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van AaaBee Accountants.

De opdrachtgever geeft expliciet haar toestemming aan AaaBee Accountants om Gegevens te delen met derden zoals bijvoorbeeld de belastingdienst, bankinstellingen, pensioenfondsen, het UWV en/of verzekeraars voor zover nodig ter uitvoering van de Overeenkomst, uit een wettelijke verplichting voortvloeit of anderszins ingevolge de AVG is toegestaan. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

AaaBee Accountants verwerkt geen bijzondere gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zullen wij dit specifiek met de Opdrachtgever opnemen in de Overeenkomst.

AaaBee Accountants verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op de manier die met de Opdrachtnemer is afgesproken in de Overeenkomst. Dit verwerken doet AaaBee Accountants niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze Overeenkomst.

De verwerking vindt plaats volgens instructies van de Opdrachtgever, tenzij AaaBee Accountants op grond van de wet- of regelgeving verplicht is om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)).

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

1. de Werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening van AaaBee Accountants, in het kader waarvan Opdrachtgever een opdracht heeft verstrekt aan AaaBee Accountants en een Overeenkomst is aangegaan;
2. het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel Sub-verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
3. het gegevens- en technische beheer, ook door een Sub-verwerker;
4. de hosting, ook door een Sub-verwerker.

Categorieën van betrokkenen

De Gegevens die verwerkt worden betreffen de volgende categorieën van betrokkenen:

1. Personeelsleden van Opdrachtgever
2. Ondernemers / eigenaren van besloten vennootschappen, eenmanszaken, vennootschap onder firma, maatschappen e.d.
3. Bestuurders van stichtingen, verenigingen en andere rechtspersonen
4. Particulieren ten behoeve van belastingaangiften en advisering, alsmede hun partners en minderjarige kinderen.

Voor zover nodig ter uitvoering van de Overeenkomst, uit een wettelijke verplichting voortvloeit of anderszins ingevolge de AVG is toegestaan verleent de Opdrachtgever (natuurlijke personen) tevens toestemming voor de verwerking van Gegevens van haar minderjarige kinderen tot 16 jaar.

ANNEX 2

BEVEILIGINGSMAATREGELEN

AaaBee Accountants heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.

AaaBee Accountants heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

• Gebruik van dubbele wachtwoorden, verificatiecodes en token
• Schermbeveiliging en printer/scannerbeveiliging met wachtwoord
• Indringeralarm/alarmsysteem in het bedrijfspand van AaaBee Accountants met persoonlijke code
• Beveiligde website met certificaat
• Beveiligingsbeleid met onder meer firewall, spamfilter en virusscanner,
• Het gebruik van een protocol inzake elektronica-, internet- en social media gebruik door werknemers,
• Clean desk policy voor medewerkers van AaaBee Accountants,
• Zakelijke mobiele telefoons en laptops beveiligd met wachtwoord en/of vingerafdruk en/of schijf-encryptie
• Er zijn geheimhoudingsverklaringen opgenomen in arbeidscontracten van werknemers van AaaBee Accountants en overeenkomsten van opdracht met ingeschakelde derden
• Gecertificeerd afvoeren van documenten met persoonsgegevens en harde schijven/elektronica
• Gebruik disclaimer in e-mail
• Backup- en herstelprocedures, waarbij toegang tot deze data is voorzien van benodigde toegangsbeveiliging
• Beveiliging van netwerkverbindingen (intern en extern beheerd)
• Bevoegdheden zijn functioneel toegewezen aan een beperkt aantal personen van AaaBee Accountants dat met de uitvoering van de verwerking is belast (inclusief periodieke controle hierop)
• Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
• Voor zover vereist SubVerwerkersovereenkomsten met derden
• Veilige wijze van het opslaan van gegevensbestanden binnen het kantoornetwerk 

Bewaartermijnen

Er wordt op grond van de AVG gesproken over verschillende mogelijkheden met betrekking tot de bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren rekening houdend met de geldende wetgeving. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

AaaBee Accountants zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld, waarbij echter minimaal de geldende wettelijke bewaartermijnen zullen worden gehanteerd.

AaaBee Accountants zal zich in deze aan de bepalingen van de AVG houden en mag daarbij ook persoonsgegevens in een archief bewaren als dit bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de Betrokkene(n):

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Opdrachtnemer zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking. 

Voor zover mogelijk voldoet AaaBee Accountants aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar AaaBee Accountants heeft te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. De wettelijke bewaartermijn is vaak 7 jaar en in sommige gevallen langer dan 7 jaar. 

Gezien de wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kan AaaBee Accountants over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de Opdrachtgever tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van de Overeenkomst. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zal AaaBee Accountants aan dit verzoek meewerken. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor AaaBee Accountants of de sub-verwerker dan kan AaaBee Accountants die kosten in rekening brengen.

Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij AaaBee Accountants geldt hetzelfde als voor Opdrachtgevers met dien verstande dat in plaats van de Overeenkomst moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst.

Voor persoonlijke gegevens van sollicitanten hanteren wij de regel dat na sluiting van een vacature alle persoonlijke gegevens na maximaal 3 maanden worden verwijderd.

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de Betrokkene een verzoek indienen bij AaaBee Accountants. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. AaaBee Accountants heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal AaaBee Accountants laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij AaaBee Accountants of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan AaaBee Accountants aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de Betrokkene.

ANNEX 3

OVERZICHT SUB-VERWERKERS

AaaBee Accountants schakelt deze derden (Sub-verwerkers) in bij het uitvoeren van de Overeenkomst:

• AFAS
• Onze Fiscalist